慰问信是比较常用的一种特殊书信，通常用于节日的慰问，主要对在经济社会发展中做出突出贡献或牺牲的有关集体和人员进行问候、鼓励，或对处于困境中的有关集体、人员表示安慰和同情，以充分体现组织、集体、社会的温暖及关爱，写好慰问信的若干技巧。写好一篇慰问信，不仅要掌握它的基本结构，也要熟练运用一些写作技巧，具体要把握好以下四个要点。
一是要把层次写清。慰问信通常由标题、称谓、正文、结尾、落款五部分构成。标题通常可由文种名称单独组成，或由慰问对象和文种名称组成、或由慰问双方和文种名称共同组成，如《慰问信》、《致县委办全体家属的慰问信》、《中共××县委、××县人民政府致企业家的慰问信》。慰问信的称谓要顶格写上受文者的名称或姓名、称呼，如“企业家朋友们：”。慰问信的正文一般由发文原因、慰问缘由、提出希望或要求等部分构成。发文原因要开宗明义，如“金猪辞岁，玉鼠闹春。值此新春佳节来临之际，县委、县政府谨向你们致以亲切的问候和衷心的祝福！”慰问缘由要对受文者表示肯定、鼓励或安慰，如“这些成绩的取得，得益于各级党委、政府的正确领导，得益于全县百万人民的共同奋斗，更得益于××籍在外工作人员的鼎力相助。××的发展浸透了你们的心血和汗水，××的进步凝聚了你们的勤勉和智慧，县委、县政府衷心感谢你们，全县父老乡亲永远不会忘记你们！”。最后要提出希望或要求，如“新的一年里，县委、县政府将进一步优化发展环境，我们愿意做大家的‘服务员’，让各位企业家在××进得来、留得住、富得了。在新的一年里，我们衷心希望各位企业家多关心××，多宣传××，多投资××，多为××的发展献计出力，秘书工作《写好慰问信的若干技巧》。我们坚信，有你们的参与，××的事业一定会繁荣昌盛，××的明天一定会更加美好！”慰问信的结尾通常表示祝福，如“最后衷心祝愿各位企业家生意兴隆，财源广进，新年愉快，幸福安康！”落款要署上发文单位或个人的名称，并在署名右下方署上成文日期，如“中共××县委办公室 XX年2月”。
二是要把内容写实。慰问信的篇幅往往都不太长，行文高度概括，如把握不当，容易写得空泛模糊，让人读后不得要领。对此，一定要虚功实做，把受文对象的主要特点写得清晰明确，切忌贪多求全、主次不分。如在写作致政协委员的慰问信中，明确肯定“是大家高举团结、民主大旗，认真履行职能，做出了卓有成就的工作；是大家围绕中心、服务大局、献计出力，提出了切实可行的建议；是大家沟通关系、联络感情、对外宣传，树立了××的良好形象，为促进我县全面建设小康社会、构建和谐做出了卓越的贡献。”这里，虽然没有使用数字、事例来佐证，但力求用精练的笔墨，突出了受文对象认真履行政治协商、民主监督和参政议政等职能的主要特点，让人一样觉得实在可信。
三是要把感情写深。慰问信的语气很重要，在切合双方的关系和身份，注意讲究分寸，语言恰切适度的基础上，应比一般书信更亲切更诚挚，字里行间要体现出与被慰问者的感情共鸣，力求字字含情谊，句句暖人心。如笔者供职的县委办公室，条件艰苦，生活清苦，工作辛苦，号称“四水”干部（磨脑水（髓）、喝墨水、流汗水、没油水），一天忙到晚，一年忙到头，舍小家为大家，对家庭欠账太多。为充分表达出县委办集体对干部家庭的谢意，笔者在起草新春致县委办全体家属的慰问信中，着力在以情感人上下功夫。文中首先肯定“XX年，县委办公室在县委的直接领导和关怀下，同心同德，克难攻坚，创新前进，在服务县委、服务基层、服务群众方面，取得了较好的成绩，受到了县委主要领导的充分肯定和人民群众的认可”，后文更强调“成绩来之不易，军功章有我们的一半，更有你们的一半。是你们操持家计，承担家务，为我们排忧解难；是你们赡养父母，教育子女，给我们稳定了大后方；是你们多加鼓励，多加安慰，坚定了我们搞好办公室工作的信念。可以这样说，没有你们的无私奉献，我们不会取得这样的成绩，没有你们的大力支持，我们不会一帆风顺。你们辛苦了！在此向你们致以深深的谢意！”这样，通过采用议论、叙述、抒情相结合的方式，以加强情感上的感染力和冲击力，充分体现出上级组织及领导对县委办全体干部特别是全体家属的褒奖和慰勉，进一步激发全体干部和家属继续奋发向上的信心、克服困难的勇气和努力工作的力量。