1、为进一步规范公司甲供材料管理工作，提高工作质量和办事效率，保证采购人员正确、高效地实施管理与服务，完善监督机制，兼顾质量和成本，在保证工程正常使用的前提下，提高材料（设备）质量，减少采购成本，结合项目的实际情况，特制定本办法。
2、工程合同中已明确由我方供应的物资,凡属首次供应的品种,施工单位至少应提前1个月提出甲供材料设备需求计划，门窗和外墙面砖等加工和生产周期较长的材料一般至少提前3个月。属同品种后续供货的,一般至少提前15日提出需求计划。
3、施工单位提出的需求计划经监理审核及我方工程负责人员批准后，交我方材料部作为下一月的月度材料供货计划。月计划报送时间为每月的25日之前、周计划为每周的周四报送。
4、施工单位报送需求计划时，应充分考虑运输时间、生产周期等相关因素，为我方留出合理的采购时间。如因计划报送不及时，造成材料到场时间延误、供货数量不足等情况，一切损失由施工单位负责。
5、材料需求计划封面应列出建设工程名称、分部分项工程名称、建设单位名称、监理单位名称、施工单位名称，标明编制人、审核人、批准人、接收人，并预留签字盖章位置。
6、材料需求计划应以表格形式报送，且表格应列明：材料名称、规格、型号、计量单位、数量、到货日期、备注事项等有关内容。如材料是分批分期到货的，必须详细注明每一批次的到货数量和日期。
7、材料名称的书写应以材料的行业统一名称为准，不得使用简称、别称及俗称等。规格及型号也应以国家或行业统一标准为准，不得使用厂家自编规格及型号，如无型号规格要求时，应予注明。
8、施工单位在有材料需求时，先根据需求状况编制材料需求计划（一式六份）经编制人签字并加盖公章后，五份报监理单位进行审核，一份直接报建设单位材料部。
9、材料计划由监理单位审核，审核完毕后相关专业监理工程师签字并加盖单位公章，再报我方工程部审批。
10、材料计划由我方工程部批准，经相关专业工程师、工程部经理签字后转预算部审核签字，最后由项目总工程师签字并加盖公章。
11、签字盖章完毕后，材料计划报送我方材料部，材料计划不符合我方要求或未按规定程序提报的，材料部接收人员审核发现后，要拒收或退回计划。
12、材料部接收材料计划后报分管副总审批，该计划于分管副总签字之日起生效，材料部依据计划执行采购程序。
13、施工单位所报材料需求计划漏项或临时变更等原因需要材料，情况紧急时需申报应急材料需求计划。应急需求计划必须由施工单位项目经理签字并加盖公章，直接报我方总工程师审核签字，并由我方材料分管副总审批后转材料部执行采购程序。
14、甲供材料到达施工现场后，由监理人员、施工单位的收料员及相关专业负责人、工程部相关专业人员、材料部人员共同验收，验收人员必须对材料数量、品牌、规格、型号随货资料详细察看，并签署意见。验收通过后，甲乙双方及时办理调拨手续。
15、施工单位负责采购的材料进场时应提前通知我方及监理方，由我方材料部人员、工程部相关专业人员、监理人员以及施工单位物资负责人员一起进行验收。未经共同验收或验收不合格的，所购材料不得用于本工程，由此造成的一切损失由施工单位负责。
16、施工单位所购材料进场必须符合我方材料部的有关规定，进场后必须向我方材料部出具书面报告单，所有进场物资都必须经我方项目部批准。材料出场时必须有我方项目部签字同意，凭手续经验证后出场。
17、施工单位应指定专人进行甲供材料的收货，尤其是夜间及下班时间内的到货，要保证随叫随到，及时进行验收。
18、甲供材料送到施工现场后，施工单位2日以内必须及时送样试验或检测，不经试验、检测的材料不得使用。经试验或检测后不合格的材料要坚决退场，并注明材料的去向。
19、材料检验抽样由我方材料部人员、监理、施工单位及供货商在验收时现场随机抽取,实验、检测结果经监理见证后分送监理、我方材料部存档。
20、参加材料验收的所有人员一定要负起责任，认真仔细核对相关证件，对材料数量的核对要认真仔细，发现错漏的及时指正。
21、仔细检查产品实物与其证明书的内容和各项技术指标是否相符。
22、检查产品的外观形状，包括其包装、标识及相关内容是否完好、合格。
23、检查同一批进场的产品型号、规格是否一致，防止质量不同的产品混进场。
24、检查产品的出厂合格证、检验报告等是否齐全，如果资料不齐全应及时向供货方索取，资料补齐后方可办理验收手续。
25、材料验收单要填写清楚其名称、型号规格、数量、单价、合价、日期。验收单严禁随意涂改，如有涂改须有当事人签章。
26、根据材料、设备和现场的具体情况，材料部要负责将到场材料、设备转交给施工方物资部，由物资部负责人签字认可。
27、材料应根据施工单位开出的经审核签字后的需求计划进行调拨，由材料会计开具出库单，材料部经理审核无误后经领料人签字方可领料。出库单一式三份，施工单位一份，材料部一份，财务部一份。
28、材料的结账日期为每月25日，材料会计将调拨单据进行汇总，并与施工单位进行核对。
29、材料部人员应时刻监督施工单位对验收进场后的材料进行妥善保管和使用，如发现保管或使用不当造成材料生锈、损坏、丢失等情况，所造成的损失由施工单位负责，我方不予退换或增补。
30、甲供材料经质检部门检验不合格需退货的，施工单位应出具书面退料申请，将申请、检验报告等证明文件一起报我方材料部，经审核后办理相关手续。
31、材料部接到退料申请后应对材料数量、规格、检验报告等进行核对，经材料部经理、主管副总签字确认后，由材料会计办理退料手续。
32、材料的退货须填制退料单或红字调拨单，并注明退货的原因。
33、材料部收料、签单后，依据供货合同对不合格材料进行退货、换货或索赔。
由于施工单位工作不力（例如不根据变更及时提报材料的变更计划）等原因造成的退货，材料部不予办理退货事宜，一切损失由施工单位负责。
34、由施工单位负责采购的材料在采购前需经我方确认，施工单位应提供生产厂家资料、实物样品、产品合格证、产品规格、采购单价及相关资料，由我方进行审核批复，我方及监理方共同签字盖章认可后，按样品进行购买。
35、本办法由———-解释、修订和补充，由材料分管副总负责监督执行，由项目总经理批准后实施。