第一章 总则
第一条 为加强中山大学新华学院爱心环保协会（以下称爱心环保协会）行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定本制度。
第二条 本制度所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文管理等。
第二章 档案管理
第三条 归档范围：发展规划、学期计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议记录、决议、决定、项目策划、通告、通知、海报、传单等具有参考价值的文件资料。
第四条 财务方面、档案管理由人事部负责，保证原始资料及单据完整。
第五条 档案的借阅与索取：
（一） 会长、副会长及部长借阅档案应通过秘书处办理借阅手续，直接提档；
（二） 协会其他人员需借阅档案时，要经会长批准，并办理借阅手续；
（三） 借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁转借、遗失。
第三章 印章管理
第六条 协会印章一般由副会长负责保管。未经会长批准，印章不能交给他人管理使用。
第七条 协会印章的使用一律由会长签字许可后副会长方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。
1) 协会印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖，任何人不能擅自使用印章；
2) 印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不合审批手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印章管理人应经请示批准后方可加盖印章；
3) 对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分直至追究法律责任。
第八条 协会所有需要盖章的说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。
第九条 一般不允许开具空白证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经会长签字批条方可开出。
第十条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第四章 公文管理
第十一条 各部门所有打印、复印公文或文件必须至少一式两份，交秘书处留底存档。
第五章 附则
第十二条 本规定如有未尽事宜或随着协会发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交秘书处研究并提请理事会批复。
第十三条 本规定解释权归爱心环保协会常委会。
第十四条 本规定从发布之日起生效。