第一条 为简化学生会日常各项总结、报告的工作程序，保证各项规章制度的顺利实施，提高工作科学性和规范性，方便换届交接时顺利完成和保证交接资料的完整，令文件档案管理更加简明化、高效化、正规化，特制定本办法。
第二条 学生会各部文件应存放于办公室秘书处指定的文件夹中，由秘书处统一保管。
第三条 学生会建立会议记录的责任制度：
（一）学生会主席团会议由秘书长负责会议记录；
（二）学生会全体学生干部例会由秘书处负责会议记录；
（三）办公室秘书处每个月对会议记录进行总结、整理，定期向学生会主席团会议报告。
第四条 学生会各部要设立部内专人进行对本部日常工作，例行会议及开展活动的记录。各部所派专人须经学生会办公室秘书处的培训、指导，并接受秘书处监督管理。
第五条 记录要本着详实、客观、准确、及时规范的要求认真执行，要准确记录发生的时间、地点、参与人员及主要内容。
第六条 大型活动后，主要负责该项活动的学生会干部，应将本次活动的全部材料及时整理，并装订成册上交办公室秘书处。
第七条 各部的总结及记录经办公室秘书处审查及核实后方可记录在案，记录在案的不允许改动。
第八条 为便于文件的保存和管理，学生会各部文件交由办公室秘书处时，应统一用A4纸张。若交磁盘，须由主管该部的主要学生干部签字后，交由办公室秘书处统一打印。
第九条 建档采取各部分别建立档案制度，以备方便下届了解各部工作情况及提高汇总、总结报告材料的高效性及准确性。
第十条 学生会各部对外发送书面文件前须先到办公室秘书处存档。若事关紧急，可先发通知或文件，再进行存档。学生会各部向班长，团支书或通过班团例会发文，由主管（或主要干部）签字后，交办公室秘书处转发各班。
第十一条 学生会各部要求查看或借阅文件前，须向办公室秘书处提交书面申请，并注明文件的标题、类型、借用时间、归还时间及负责人，由办公室秘书处核查后方可查阅。
第十二条 在借阅文件之前必须首先检查文件是否有缺页、少页、涂改等情况。如有则应立即向办公室秘书处反映并由办公室备案。各种文件在查看或借阅时，须保证整洁，不得损坏或遗失，违者由学生会办公室秘书处给予通报批评，并由借阅人负责补充材料。
第十三条 学生会各部应在其任期内指定专人对本部在本届学生会的各项工作加以记录，以备换届交接文件之用，办公室秘书处负责不定期对各部记录进行抽查。
第十四条 本办法自公布之日起实施，学生会办公室秘书处负责解释权
学生会办公室秘书处
20XX/10/16制