为提高会务工作质量，规范会务工作程序，特制订本制度。
1、会务工作方案：由会议承办部室负责拟定，包括会议名称、会议内容、参会范围人数、会议时间和日程，会议编组和确定小组召集人，会议组织领导和工作机构，宣传报道工作，印发文件及分发范围，会议经费预算，食宿和文娱活动安排等。
2、会议通知：由会议承办部室负责，应提前将书面会议通知发到参会单位或个人，也可以用电话通知。为使参会单位做好会议准备工作，一般会议通知应及早发出，如具体时间暂时定不下来的，可先把会议内容通知下去。
3、会场落实：全会性大型会议的会场由办公室负责落实，一般性工作会议会场有承办部室负责落实。办公室负责落实的会场任务包括主席台、会标、标语、话筒、名签等，应由承办部室提出具体明细单。
4、会议材料印发和管理：会议材料均由办公室负责印刷。根据会议安排，承办部室要及时发放会议材料，并严格加强管理，对需要收回的文件及时收缴和处理，对于全会性大型会议材料，会后要及时交办公室存档。
5、会议接待服务：由办公室根据会务工作方案认真落实，主要包括接送站和食宿安排等工作。
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