工作计划不做好?每天都在瞎忙活?4个步骤快速做出有效工作计划

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  • 网友李伟在后台给我留言,说最近年底业绩指标增加,每天忙得脚不着地,一个月下来,才发现自己全是在瞎忙活,没有达到任何结果。

    12月初,领导给李伟安排了一项重要的工作,负责公司1月初的年会策划,刚收到任务时,李伟觉得这是领导对自己的信任,所以劲头很足,找场地,拉赞助,忙的不亦乐乎。12月中旬领导开会询问工作时,李伟也拍着胸脯说自己已经准备的很充分,时间还很充裕,一定能把年会办好,并让领导放心。

    但是随着时间的临近,李伟发现时间越来越不够用,有很多小的工作没有敲定,伴手礼、主持人、节目清单样样没有落实,每天手忙脚乱,越忙越慌。临近公司彩排时,领导发现整个流程和工作错漏百出,于是让在众多同事面前当面批评了李伟,并且将工作交接给了另外一个部门的同事。

    事后领导和李伟说:“本来我是很信任你的,想要给你个机会表现,年后提拔你成为部门经理,但是你这次的表现太让我失望了。”李伟听后很后悔,觉得自己因为计划安排不合理,导致失去了一次升职加薪的机会。

    计划无处不在,无论是工作、生活、学习,无时无刻我们都需要定制相应的计划。特别是在职场上,一切的活动,无论大小,都应该合理的进行安排,做好计划,避免造成不必要的麻烦和不可挽回的损失。

    工作计划不做好?每天都在瞎忙活?4个步骤快速做出有效工作计划

    01计划的作用

    凡事预则立,不预则废。想要工作取得成果,必须要学会制定合理的工作计划。学会制定计划可以帮助我们:

    1.合理的分配时间

    做计划可以帮助我们合理的分配自己的时间,避免时而松散时而慌乱的情况发生,通过计划我们可以提前对工作进行个预判,把时间分给不同的事情,从而实现对时间的合理利用。

    2.明确行动的步骤

    很多工作不是一蹴而就的,如果不明确工作计划,很容易造成东一榔头西一棒子的局面,颠三倒四浪费时间,这个时候就需要我们要通过提前计划来明确自己接下来工作的步骤和安排。

    3.掌控执行的进度

    很多人在工作时都会忽略这一点,就是掌握自己的工作进度。李伟就是犯了这样的错误, 没有提前通过计划了解自己的工作进度,以为时间还很多,结果导致最后的手忙脚乱。工作时,计划并不是写出来就完事了,而是要不断的在做事的过程中不断审视和调整,才能带来好的效果。

    工作计划不做好?每天都在瞎忙活?4个步骤快速做出有效工作计划

    02只需4步做出高效工作计划

    在很多公司,领导会把计划作为考核员工的指标,导致计划过于形式主义,失去本身的价值和意义,不仅遭到员工的反感,还没有有效的提高员工的工作效率。

    有效的计划一定是有目标,有策略,有计划的,那么如何制定一份有效的工作计划呢?

    1.明确工作目标

    目标很容易理解,就是通过工作想要取得什么样的成果。确定目标时,可以先思考你的目标是否和上层的目标一直,是否都够进行拆解,细化到责任人以及目标的难易程度。可以结合OKR和SMART原则进行分析。

    OKR即目标与关键成果法:通过跟踪目标的完成情况进行达到管理的目的的工具和方法,主要目标是明确公司、团队以及可达成情况的关键结果。

    SMART原则:分别为Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-bound5个要素,通过目标管理实现科学规范的考核,保证考核结果的公平公正。

    小结:在目标确定时,要结合公司的情况和外部环境,保证目标切合实际可执行。

    2.制定行动方案

    合理的目标一定是有具体的步骤来进行明确的,在行动前一定要做好行动的方案,利用“5W2H”来进行任务的拆解,以便更好的完成行动。

    • what:你要做什么,要实现的目标是什么?
    • why:为什么要这样做?
    • who:主要负责人和参与人员有谁?
    • when:什么时候做?任务的开始和截止时间是什么时候?
    • where:在什么地方进行这项工作?
    • how:具体操作的步骤和行动方案?
    • how much:需要多少人力、资源、预算?

    小结:在制定行动方案时,内容是非常重要的,任务的参与者必须清楚的了解所有环节,形成配合。

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    3.做好任务排序

    当确定任务计划之后,就要对所做的工作进行一个清晰的排序,确定优先级,明确的进行规划,避免需要人员配合时造成的断层现象,很多时候,工作是需要其他同事进行协同的,再具体的任务分工时,要结合人员分工,资源匹配,时间等确定事件的轻重缓急。

    小结:由于工作内容的不同,导致人们对同一件工作的关注程度不一样,闷头做事很容易坏事,在进行任务排序时一定要注意和他人进行交流。

    4.保证目标达成

    我们做工作计划的最终目的就是为了目标的达成,所以在工作时一定要注意,最重要的就是执行,以结果说话,如果结果不是很理想的的话,就证明自己的计划出现了问题,需要重新制定。

    通过结果我们可以发现问题,重新进行思考,然后找到解决的方法,促成工作的完成。在工作过程中,可以建立相应的追踪机制,比如利用甘特图等让自己的执行更加可视化。

    小结:计划并不是制定了就可以成功,更重要的是去执行。

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    03科学进行计划,才能管好时间

    计划的类型主要分为2种形式,一种是时间计划,一种是事项计划。

    1.时间计划

    顾名思义就是根据时间来做相应的计划,包括日计划、周计划、月计划、年计划等,可以理解为待办事项。

    • 日计划:关注一天中需要完成的工作及时间分配情况,在时间分配时注意顺序和连续,设定25%的弹性时间和10%的空闲时间以备不时之需。
    • 周计划:关注一周中的重点事项和相应的目标,在制定时注意抓大放小,要有明确的时间要求。
    • 月计划:关注本月的核心事项和关键目标,根据实际情况及时调整。
    • 年计划:关注一年中最重要的目标,运用四象限法则,找出重要的事情,制定关键目标。

    2.事项计划

    事项计划就是通过对工作事项进行罗列,帮助达成工作的目标,在这个过程中一定要注意过程和资源的支持。包含明确事项目标、阶段分解、事项细化、获得计划4步。

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    04写在最后

    有效的工作计划是高效工作的基础,不仅可以预测未来,指明方向,还能减少工作的盲目性和不确定性,让自己在工作中更加从容,从而提高工作效率,达到目标。

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    责任编辑|源源

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