时间管理的8个诀窍

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时间管理的8个诀窍


  1、说不


  当你的公司变得很优秀了,你就会遇到更多的麻烦。好多人会通过LinkedIn,Email来跟你联系,要跟你去喝咖啡,要请你帮忙。这真是折磨人。就像你童年的小伙伴,你只能勉强记得他的名字,他却要你把Facebook上所有有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说:“No”。


  要拒绝别人是很难的。因为你也想回报一些什么,毕竟曾经有这么多人帮助过你。但是,在这方面你得有个底线,我也会教你一些比较容易say no的办法。


  尝试一下这个“No”模板—它是一个罐头回复,适用于任何你想say no的普遍情况。我最早是从Mark Suster那里听到这个做法,他是一个企业家和投资者,这个办法替我节省了无数的时间,大大减轻了我的焦虑。举一个例子:


  你好Bill,


  很高兴收到你的消息。希望你一切都好。我很幸运,我的公司正发展的不错,但我现在压力很大,为了我的事业。我常去一些社交活动,但恐怕最近就不太方便。


  祝好


  Josh


  这样的回复可以节省你的时间和精力。让你不必一再回复同样的内容。最重要的是,他们不会再联系你了。这类处理方式很婉转,也如实说明了情况,但要记得把话说死,别留下机会,让他们再找上门来。


  有了这个批处理模板,你可以跟销售人员说不。在投资者会议,如果你不想再投钱,你可以说不。投资者会有不少建议。你不必全都执行。董事会会有很随意的请求。你不必同意他们。针对这些情况一一写下模板,包括在LinkedIn上的回复信息。包括你久违的朋友来Email要求一个会面的答复。最终,你肯定会用到它们的。


  2、做一个Email忍者


  推荐给那些没用过SaneBox的人,我是它的粉丝,它是这么的简单。有点像Google Priority Mailbox,很给力,并且在iPhone上工作良好。它建立了一个批量文件夹,能自动归档群发邮件。那些你不需要亲自阅读的邮件,你永远不会看到它。它很准确,能节省大量的时间。


  我所认识的大部分CEO,在清空收件箱方面都是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。你拿起你的信,看一下,然后把它们放下来,拿起来,放下来,然后是一次一次又一次?这简直叫人精神错乱。然而,我们大多数人正是这么处理Email的。我观察到的Email忍者会使用三种方法:


  ①全天候。你的邮箱始终是打开的,一有邮件进来,你就处理掉。你非常有责任心,但这样的话,遇到那些需要深思熟虑的项目,你会很难集中精神。


  ②分批处理。你每天会有两到四次来查看Email,并马上把所有事情都处理掉。


  ③助理。你有一个全职的或者虚拟的助理,来帮助检查你的Email,把真正重要的邮件打上标签,并提醒你那些需要立即处理的事项。当然,这样的话你需要建立一个私人的收件箱,不过这可以让你的生活整个焕然一新。


  如果你没有一个助理,我会建议你使用方法二:分批处理。它可以让你在需要的时候,专注于处理Email,同时其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作会让你什么都干不好的。


  另一种方法可以提升你处理电子邮件的技能的是,装一套插件。像Asana这类的任务管理器里就有,可以让你把Email从你的任务管理器里移进移出。这是一个快速的方法可以清空收件箱,邮件留待稍后处理。


  经验法则:如果你可以在两分钟内回复好或者处理好Email,那你就马上处理吧。如果处理起来需要超过两分钟,就把它移动到你的任务管理器里,待后续再处理。你这样做时,也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序,不用再花时间去收件箱里头处理。


  我听过一些人说使用Gmail的键盘快捷键可以节省掉30%的时间。Gmail还提供了一个设置,只要你点击发送,邮件就会自动归档,让你的收件箱每天都干干净净的。


  最后,也许也是最有用的就是Text Expander或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定好的短语,就可以神奇般的填写好一整封电子邮件。


  3、管理好你的精力


  以前,平均每人每天会步行12英里。但现在我们更多的是坐着。我们坐的时间也太长了吧。这太糟糕了,Harvard Business Review研究发现久坐的危害堪比吸烟。如果你在高科技行业工作,平均每天会有9.3小时是坐着的。这甚至比你睡觉的时间还要长。作为人,我们天生是需要运动的。这对我们的健康是至关重要的,也是我们保持效率的来源。这里有三个关于这方面的小窍门:


  ①七分钟锻炼法。这已被科学证明。也是纽约时报提过的。在7分钟里做好12个动作,事实证明它很有效。


  ②散步式开会。几乎每个人都有一对一的面谈式会议。推荐把这样的会议改为散步的方式,而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。


  ③站立式办公桌。现在很多办公室都提供了这样的办公方式。已经被证明站着办公可以降低心脏疾病和癌症的风险,可以提高情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常运动,可以尝试一下跑步机办公桌或者自行车办公桌。


  精力的管理不只是身体上的,还应该包括要了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规律,深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我们常常忽视了每天都会有的人体节奏。要利用好向上的周期,你得像运动员那样来安排你的日程表。拿出你全天最灵敏的一到两个小时,花在对你而言最重要的的三件事上。


  他们把早上用来做最需要创意的项目讨论。研究表明,大多数人都是在早上最具有创新意识。处理Email然后是站立式的会议,这天最后的工作依旧是处理Email。请注意在这些事项当中都有安排休息时间,这样可以保证在切换到每个任务时都能达到最佳状态。


  当你想休息的时候,你需要确实的休息一下。去散步,听舒缓的音乐,做一些跟工作不相关的事。跟你的同事闲聊下,也可以发现一些他们工作之外的事情。


  4、打造执行手册


  对于任何你重复过三次以上的工作,请详细写下过程。指定出执行手册,然后交给别人去做,这样他们可以用完全相同的方式去完成它。要做好这个手册,千万不要让人们再来问下一步是什么或者要找谁负责。


  这也是Uber迅速扩张的原因。他们已经发展到超过70个城市,并且占领了市场。他们是怎么做到的?一个执行手册。每到一个城市,他们手上会有一个清单,写满了必须要做的每一件事情,只有轻微的区域性调整。他们已经多次练习,进行了测试,最后制定好完整的执行手册。所以,现在他们只需要执行就可以了,就像拿钥匙开门那样容易。


  “那些成功人士都善于做记录。但是创业公司仅仅这样做还不够。”


  我所见过的扩张得最成功的创业公司,在早期就提出了系统化的共同行动和核心操作,并让此成为一种习惯。


  5、会议外的收获


  有多少次,你和某人进行会议,这个会议对你的公司而言至关重要,但你却找不出办法来增进你和这个人的关系?他可能是你业务发展的合作伙伴,客户或者任何人。会议内容可能不大容易听懂,当你走出会议室,你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好印象的机会好像很渺茫。


  要打破僵局,您需要了解他们的职业挑战。


  如果你不知道,就问他们。假设你在一个B2B的环境里,什么是你客户的客户的要求?对此你能帮他们做点什么?


  “我们有多少人能列出我们的客户那边,排名前三的职业挑战?”


  要真正充分利用好会议,必须在私人和工作之间搭一座桥。不必很深入,可以很简单问一下,最近会不会去哪里度假啊。然后记下他们的回答。在会议之外,创造条件去更深入的认识这个人,加深你们的关系。例如,他喜欢骑自行车,就可以向他推荐一条你知道的很棒的骑车路线。这会产生一个变革性的转变。


  6、优化内部会议


  创业公司往往要进行很多的会议。太多了。减少一些。最简单的办法就是去掉那些状态汇报的会议。你并不需要不断地与团队成员开会,只为了听他们汇报项目的进展。让他们写下来。把它放在一个GoogleDoc里,让每个人每周都去读一次好了。


  “永远不要在做出决定之前,离开会议。”


  当涉及到决策会议,请迅速做出可逆的决定。大多数决定在创业公司里都是可逆的,但我们花太多的时间来思考。把人聚到一起,有了正确的数据和正确的人,就可以迅速做出决定。


  对所有的决策会议都这样做,除非它是真正的不可逆转的决定。那就花更多的时间,进行更多的对话,把你的顾问和董事会都召集起来。不然的话,决定然后执行就好了。作为创业公司,最大的优点就是迅速做出改变,因为一共也就这么几个零部件。


  7、助理


  技术的伟大之处在于可以提高我们的效率,但它也有局限性。雇佣一个助手来帮你,无论是办公室里的或远程的,都是值得的。


  虚拟助手和服务,像是Task Rabbit,专注于特定任务,很强大。但是,他们不能知道你脑袋里的想法,不能替代你做出决定。


  所以有可能的话,雇一个全职的助理跟你在一起工作。这对你的帮助会超乎你的想象。除了能够根据你的行为模式替你做出一些决定外,他们还可以协调很多的事情。如果雇一个全职的助理是不可能的话,就尝试用个虚拟的吧。有很多便宜的服务,像是Prialto,他们可以帮你处理一大堆的事物。他们可以帮你订购和寄送礼品,还有听写功能,还能一次性安排好多次会议等等。


  听写功能,是不应该被低估的,因为它能提高效率。我建议你安装一个叫做Voxie的App。你打开它,只要对着它说,“起草一个给Chris的Email,”然后把内容口述出来就好了,“Chris你好,很高兴在今天早上跟你碰面了。谢谢你能拨空参加。”你的虚拟助理能轻松地做下录音记录,而当你打开你的收件箱,草稿已经在那里了。你需要做的就仅仅是点击发送。


  “会议的后续工作会有极大的影响力,但你多久会做一次?”


  现在,你可以在会议结束的几秒钟内,就起草好后续的Email了。


  8、给你的团队一根杠杆


  我最近跟一个CEO谈过,他是我认识的最有效率的人,他信仰“走动式管理”,实际内容就像听起来的那样。他每天就在办公室里转圈,停下来挨个跟他的团队成员讲话。他问他们:


  什么阻碍了你的工作进展?


  是否有任何瓶颈或障碍?我可以帮你做什么吗?


  需要什么资源或流程,可以让你的工作进展得更快些?


  所以我建议你,去问一下这些问题的答案,并帮你的团队满足他们的需要。如果你希望他们可以快速的完成工作,你首先得自己先快起来。向他们提供所需要的帮助,他们才能在时间内完成工作。响应速度是关键。AwayFind是一个批量处理Email,相应紧急的要求的工具。当有人给你发送一条高优先级的消息,你会得到一个警告,而不必保持收件箱全天候的打开。


  很多时候,你会听到你的员工卡住了。他们会因为部署新功能或与重要人士发送Email而紧张不已。他们会为了debug一个小错误而挥汗如雨,然而却无视另一个更大的项目已经停滞不前了。当这样的事情阻碍了他们前进,你能问的最好的问题就是:如果失败了,成本是多少?如果两万人里头只有两个人认为这个新功能不够完美,你就不需要花费这么多的时间。助其化解风险。你作为一个管理者,要这样做才能更好的利用时间。


  80/20法则适用于任何事情。也就是说要把80%的时间花在真正有效益的事情上面,只有20%花费在琐事上。不要过分追求完美。很多创业公司的员工,尤其是工程师,在一开始总是要求完美。但是,这不是你想要的。你想要的是速度。


  如果你掌握了这些简单的窍门,你就可以将那70%的时间最大限度地使用好。你在会议或者Email上会花更少的时间。最重要的是,你有时间去领导你的团队,去鼓舞人心,去搞定生意和改变世界了。