文秘职业的定义和要求

职业定义

 

1998年5月,国家劳动部(现劳动和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“文秘”的概念定义为:专门从事办公室程序工作,协助领导处理财务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。

 

工作内容

1.办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

2.接听、转接电话;接待来访人员。

3.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.做好公司宣传专栏的组稿。

8.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

9.每月社保报表的邮寄及社保的打表。

10.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

社会保险的投保、申领。

11.统计每月考勤并交财务做帐,留底。

12.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

13.接受其他临时工作.

 

另外,初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;中等秘书(一般性秘书)——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。高级秘书(经理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识,有应急处理能力。

 

职业要求

 

首先,知识要求。应掌握基础汉语、基础英语、英文应用文写作、秘书学、档案管理学、行政管理学、调查与统计、秘书实务、计算机应用基础、办公自动化等方面的知识。并且,在知识结构上,重视文化基础,重视外语能力与专业能力的相互并重。

其次,能力要求。应掌握文字和口头表达能力、公关交际能力、信息处理能力、档案管理能力、会务组织能力、沟通协调能力、调研策划能力等。以及熟练应用计算机文字处理及电脑操作的基本能力、、熟悉现代化办公设备的日常维护与一般故障的排除、熟练掌握打字等。此外,应变能力也很重要。当公司遇到紧急事件,领导又不在时,秘书是否能应付得当,及时采取措施。

第三,素质要求。作为一名秘书,一定要是个有责任心的人。一个有责任心的人,他不会是个做事半途而废的人;一个有责任心的人,他永远不会失去对工作的热诚;一个有责任心的人,他办事领导肯定很放心。此外,诚信也至关重要。

第四,学历要求。虽然重视素质要求,但学历也同样被看中。一般应在大专或本科以上,最好有工作经验。

第五,仪表要求。学历是一个人良好修养的象征;工作经验是一个人能力的体现;而仪表、礼仪则是一个人素质内涵及精神状态的表现。一般秘书的打扮以整洁大方为主,还可适度化点妆,总的看上去要得体,在不同的场合要注意不同的穿着打扮。

 

自我感受:我所学的专业是当今比较热门的专业,拥有一定的就业前景。我觉得文秘是我的兴趣与能力和所学专业比较相关的一个职业。之前也想过文秘工作的一些要求,但通过这次的查找资料,我发现自己所具备的一些能力与所要求的能力还相差甚远,还要我付出很大的努力。我现在所掌握的知识与能力都很有限,除专业知识外,还包括一些英语和写作能力,电脑的一些基本操作,人际沟通能力等等。就这些而言,也都比较浅显。这一次的学习,让我对这个专业也对自己有了进一步的了解,明确了自己的方向,我会从现在开始逐渐的积累和学习,不断的提高自己的能力,我相信在未来可以胜任这项工作。

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