谈干部档案管理工作

谈干部档案管理工作
国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，经9月19日国家档案局局务会议审议通过并公布实行。《规定》第三部分附录了《干部档案工作条例》，为更好地学习贯彻落实这项工作，现将干部档案管理工作介绍如下：
一、干部档案的作用
（一）档案的作用：一是凭证作用，二是参考作用
。
1、凭证作用：档案内容广泛，档案形成的年代不同、单位或部门不同，档案上留有单位或某些个人标记。如公章、私人印鉴、领导签署（名）等等。这些材料在归档时已作过鉴别，经组织认可，具有特殊的法律效用，因此在人员任免、工作调动、晋级等方面，具有明显的凭据作用。人事档案是各级组织历史地、全面地了解人员，正确使用人才的重要依据。是有效解决个人切身利益相关问题的凭证和依据。
2、参考作用：它是撰写各类历史的参考，地方志、厂史等方面，有参考价值。
二、干部档案的特点：
1、分类划一。根据规定，干部档案的内容统一划分为10类。由于人事工作对人事档案的某些特殊要求，人事档案的分类不能有任何随意性，只能按照统一规定进行。
2、整理统一。人事档案整理的统一性主要体现在两个方面。第一，整理方法全国统一。在整理方法、步骤和要求，正、副本材料划分，以及注意事项等方面都有统一标准。第二，政策规定统一。人事档案整理中必须按统一政策规定取舍材料。
3、动态管理。人事档案的动态管理是重点问题，由于干部的工作、学习及其他活动等等，形成了多样化的材料，如：任免、奖惩、调资、学历、职称评定等材料，需要不断及时地补充到档案中去，不断收集齐全和及时补充是做好干部档案工作的关键。
4、重点突出保密管理。这主要集中体现个人隐私，如：干部的出生年月、家庭情况和社会关系、人员的处理材料以及记录的大量个人相关信息等，国家宪法及相关法律法规对维护公民合法权利进行规定，依法给予保护。
5、档案流动性大。随着干部工作调动、人才交流使用等原因，档案就会随之变动。而档案能否及时转移，是有效管理干部档案和保证档案齐全完整的重要工作。现实工作中，有一部分干部档案因没有及时转移或相关材料不能及时补充，利用档案来解决问题而造成困难的情况时有发生。不得不查阅文书档案来解决，尤其是职工档案反映这类情况较多。
6、档案保管期限单一。行政机关干部档案在干部死亡时将相关悼词等材料存入，档案才完整。并在保管单位存放五年后交所在地档案馆永久保存。
职工档案应与干部档案一样按照规定进行整理，可区别不同情况，视其内容多少进行取舍。区分干部档案与文书档案，是做好干部档案工作基础。如：干部任免、调资、奖惩、评定职称等审批表是干部档案归档范围；而其形成的文件则是文书档案的归档范围。
三、干部档案管理部门的职责:
(一)保管干部档案，为国家积累档案史料;
(二)收集、鉴别和整理干部档案材料;
(三)办理干部档案的查阅、借阅和转递；
(四)登记干部职务、工资的变动情况;
(五)为有关部门提供干部的情况;
(六)做好干部档案的安全、保密、保护工作;
(七)调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞
好干部档案的业务建设和业务指导;
(八)推广、应用干部档案现代化管理技术;
(九)定期向档案馆(室)移交死亡干部的档案;
(十)办理其他有关事项。
四、档案的内容和分类
（一）各级组织、人事部门对所管理干部都要建立 干部档案。干部档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。
（二）干部档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类:
第一类 履历材料;
第二类 自传材料;
第三类 鉴定、考核、考察材料;
第四类 学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、 学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料) ;
第五类 政治历史情况的审查材料(包括酬。、复查 材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料) ;
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄 模范先进事迹) ;
第八类 处分材料(包括瓢别、复查材料，免于处分的处理意见) ;
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退 离休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;
第十类 其他可供组织上参考的材料。
干部档案副本是干部档案正本主要材料的复制件。干部档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件(或重复件)构成:
第一类的近期履历材料;
第三类的主要鉴定、干部考核 材料;
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料;
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；
第七条的奖励材料；
第八条的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；
第九条的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。
其他类别如有重复的材料，也可以归入副本。
五、档案材料的排
列
1、按时间顺序排列。以材料形成时间先后为序，由远及近对材料进行排列。如履历材料，就可按形成的具体时间来排列，形成时间早的在前，近期的在后。
2、按材料之间关系排列。这种排列方法多用于系列材料排列。一般说，系列材料中有些占主导地位，有些则作为辅助材料。按材料之间关系排列，就是把主导材料放在最前面，其余的依次排列（大部分再以时间顺序排列）。
3、按问题顺序排列。这种方法多用于某些系列材料中的辅助材料。如证明材料，根据结论中所涉及问题的先后次序来对材料进行排列。
4、按材料价值排列。以材料价值大小为序对材料进行排列。如入党、入团材料，入党的有关材料相对入团的材料来说更为重要，应把入党的材料排在入团的材料之前。
六、档案的提供利用
（一）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。
（二）档案管理单位，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料。
（三）凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。
（四）档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
（五）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
（六）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。
七、干部档案的转递
干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。并严格遵守《干部档案工作条例》第八章第三十二条的六项规定办理。