从外部文件的单元，它可分为措辞措辞方向，平行于文本和接下来的三个的措辞。
（1）的写法。在措辞文件指的是上级主管部门和上级主管部门的下属部门，下级业务部门与其所属传播，是底部读，它说的写法。例如，国务院各部，委，省，自治区，直辖市直属国务院报告被提交的工作和咨询的写法。一般来说，措辞报告为附属机关到机关上级，下级业务部门向上级主管部门的工作，请示问题，请求给予领导和业务指导文件。
（2）平行文。文本的措辞是指平行机关或不隶属的同级之间，有领导力和权威的指导之间没有任何关系。例如，中共中央政治局委员，各部，委，局之间的国务院部之间的省委，省人民政府之间，县城之间，县政府之间之间，是平行机关同级。同样，省军区和省委，省政府，学校和工厂之间，没有领导指导关系，不属于器官的成员。在这些机构中，在相互接触时，问题或咨询，一般适用于“信”的措辞。
（3）的措辞之下。根据该措辞是指上级部门属于下级机关的措辞。例如，中共中央向各省，自治区，直辖市党委，国务院向各省，自治区，直辖市人民政府文件的措辞下发行。在常用的指令，决定，通知，审批等方面的措辞。
措辞是上级部门下的一个重要工具，对下级机关，上级机关对下级业务部门的领导和业务指导职责的落实。到下级机关和业务部门，它关闭该文件是非常重要的。有些人为本的公告，通知，通告等文件，也正在措辞。当
一些下级机关起草了业务问题，而不是根据业务集中措辞的原则，只要政府部门就能找到问题的迅速解决，其实这些送转介政府机构后， ，还是要每个业务研究主管当局的意见由主管部门或作出决定。措辞的这种违规行为，不仅没能实现转介到单位，欲望的目的，但形成了大量的文件后面，严重影响工作效率。因此，工作人员应注意的是，按一定的经营原则，以协商或工作的管辖范围进行谈判。造成上述
这种现象的原因主要是由于对“从属关系”，而狭义的理解这个概念的一些工作人员，提到“从属关系”只是从管理，这在一些企业提出的部门或机构在了解系统文件，行政机关的上级行政机关字眼的名称。事实上，商业部门和各级机构，除了有隶属关系，各级行政机关所属之外，他们也形成了覆盖全国的垂直自上而下的领导体制，建立了自上而下的业务指导关系，这种关系也是业务指导隶属关系。
的一个关键难点，从文档的分类
不同的角度，由于社会现象体现在官方文件是极其复杂的，为了保证公文处理有序，高效的方式，我们必须从性质，特点和效果的分析和对科学的分类使用机关日常工作活动官方文件开始正式文件的研究。该文件这件事情的人了解和探索科学规律和有效的方法。
方面共同的基本文件分类，主要是从源文档和使用，措辞的关系，内容和特点等来划分的性质和作用。
1.从源文件划分，该文档的一个器官可以被分为三个部分：外部文件，并靠近文件和内部文件。
（1）外部文件。指的是单位出具本机关（或部门）的小说之外的文件，这是当局的意向，传达需要运往当局联系相关文件。
（2）接近文件。简称发票，是由外部器官小说的定义，因为它是为了传达发送到该机构（或部门）的文件，他们的尸体。
（3）内部文件。指的是开发和使用的系统仅限于该文件的内部器官。
2.从官方文件的关系划分的措辞，可分为正式文件，文本的平行措辞和未来三年的语言。